Author: igo

Warum schlechte Formulare im Außendienst Zeit und Datenqualität kosten

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Im Büro verzeiht ein Formular vieles. Im Außendienst nicht.

Ob Fahrzeugübergabe, Wohnungsprotokoll oder Holzerfassung: Wer mit Handschuhen, Sonne auf dem Display oder schlechtem Empfang arbeitet, braucht klare, schnelle Eingaben. Sonst entstehen typische Kosten:

  • Zeitverlust – Felder suchen, zoomen, tippen, korrigieren
  • schlechte Daten – leere Pflichtangaben, unklare Schäden, fehlende Fotos
  • Nacharbeit – Rückrufe, Streit über den Zustand, doppelte Dokumentation

Gute mobile Formulare sind deshalb kein „schönes UI“. Sie sind Teil der Arbeitsqualität.

Was gutes mobiles Formular-Design ausmacht

Aus der Praxis haben sich ein paar Prinzipien bewährt – unabhängig von Branche und App:

  1. Große, klare Eingabefelder
    Fingerfreundlich, gut lesbar, ohne Zoomen. Labels stehen dort, wo man sie erwartet.
  2. Nur fragen, was wirklich gebraucht wird
    Jedes Extra-Feld erhöht Abbruch und Fehler. Struktur schlägt Vollständigkeit um jeden Preis.
  3. Sichtbare Abschnitte statt endloser Listen
    Themenblöcke (Fahrzeug, Schäden, Unterschrift) helfen, den Überblick zu behalten.
  4. Aktionen dort, wo die Hand ist
    Speichern, Foto, Weiter – klar und erreichbar, ohne Verstecken hinter Menüs.
  5. Sofortiges Feedback
    Pflichtfelder, Fehler und Fortschritt müssen auf einen Blick erkennbar sein – auch unter Stress.
  6. Offline mitdenken
    Außendienst heißt oft: kein Netz. Die Erfassung muss trotzdem zuverlässig laufen.

Wer diese Punkte ernst nimmt, spart nicht nur Klicks – sondern reduziert Missverständnisse zwischen Büro, Kunde und Team vor Ort.

Praxis: So haben wir unsere Formulare modernisiert

Genau das war der Anlass für unser aktuelles Redesign: In nahezu allen formApps-Apps haben wir die Eingaben auf ein gemeinsames, modernes Formular-Design umgestellt.

Ziel war nicht „schöner um der Schönheit willen“, sondern:

  • schnellere Erfassung auf dem Gerät
  • weniger Ablenkung durch unruhige Layouts
  • einheitliche Bedienung über Apps hinweg
  • mehr Vertrauen beim Ausfüllen – bei Mitarbeitenden und Kund:innen

Das betrifft unter anderem digitale Fahrzeugübergaben, Wohnungsübergaben, Lieferscheine und Prozesse in der Holzlogistik. Gleiche Logik, klare Felder, vertrautes Bediengefühl – egal ob Fleety, Übergabe-App, Lieferscheinblock oder PolterApp.

Für wen sich das besonders lohnt

Wenn du Protokolle und Übergaben vor Ort erstellst, Fotos und Unterschriften direkt im Prozess brauchst und hinterher saubere PDFs statt Papierchaos willst, dann entscheidet die Formularqualität mit darüber, ob Digitalisierung hilft – oder nur komplizierter macht.

Nächster Schritt

Schau dir an, wie moderne Erfassung in der Praxis aussieht:

  • Fleety – digitale Fahrzeugübergaben
  • Übergabe-App – Wohnungs- und Hausübergaben papierlos
  • Lieferscheinblock – digitale Lieferscheine für Handwerk, Transport und kleinere Betriebe
  • PolterApp – Holzerfassung und Holzlogistik
  • Individuelle Formulare mit formApps – Prozesse exakt auf deinen Einsatz zugeschnitten

Fragen zu deinem Ablauf? Schreib uns – wir schauen gemeinsam, welche Felder wirklich nötig sind und wie die Erfassung im Alltag schneller wird.

Der Lieferscheinblock kann jetzt mehr als nur Lieferscheine

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Viele unserer Nutzer verwenden den Lieferscheinblock schon lange nicht mehr nur für klassische Lieferscheine.

Elektriker dokumentieren ihre Einsätze, Monteure schreiben Arbeitsberichte, Servicetechniker erfassen Wartungen und Schlüsseldienste halten ihre Leistungen direkt beim Kunden fest.

Genau deshalb haben wir das Formular weiterentwickelt.

Ein Formular – viele Einsatzmöglichkeiten

Anstatt für jeden Anwendungsfall ein eigenes Formular anzubieten, haben wir die wichtigsten Feldbezeichnungen erweitert.

So wurde aus „Absender“ beispielsweise „Ausführender / Absender“.

Dadurch lässt sich derselbe Beleg jetzt noch flexibler verwenden – zum Beispiel als:

  • Arbeitsbericht
  • Servicebericht
  • Rapport
  • Montagebericht
  • Wartungsprotokoll
  • Leistungsnachweis
  • oder natürlich weiterhin als klassischer Lieferschein.

Warum mehrere Formulare, wenn eines genügt?

Im Arbeitsalltag unterscheiden sich viele dieser Dokumente nur in wenigen Punkten.

Fast immer werden dieselben Informationen benötigt:

  • Kunde
  • Ausführender
  • Datum
  • Leistungen oder Artikel
  • Fotos
  • Unterschrift

Deshalb haben wir uns bewusst gegen viele verschiedene Formulare entschieden. Stattdessen bleibt der Lieferscheinblock einfach und flexibel – genau wie ein Papierformular.

Der Papierblock fürs Handy

Unser Ziel ist keine komplexe Handwerkersoftware und kein ERP-System.

Der Lieferscheinblock soll genau das tun, was ein Papierblock seit Jahren zuverlässig erledigt – nur digital.

  • Keine Anmeldung
  • Keine Schulung
  • Einfach loslegen

Dokument ausfüllen, Fotos hinzufügen, unterschreiben lassen und das fertige PDF direkt an den Kunden senden.

Für welche Betriebe eignet sich der Lieferscheinblock?

Die App wird unter anderem genutzt von:

  • Elektrikern
  • SHK-Betrieben
  • Monteuren
  • Servicetechnikern
  • Schlüsseldiensten
  • Hausmeistern
  • Fenster- und Türenbauern
  • Solarteuren
  • Lieferservices

Wir freuen uns auf dein Feedback

Der Lieferscheinblock entwickelt sich kontinuierlich weiter – vor allem durch das Feedback unserer Nutzer.

Nutzt du die App als Arbeitsbericht, Servicebericht oder für einen ganz anderen Zweck? Dann schreib uns gerne. Vielleicht wird deine Idee schon im nächsten Update umgesetzt.

Neue Adresse für unsere Übergabe-App: jetzt auch über uebergabeapp.de erreichbar

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Der Dienst zur digitalen Erstellung von Übergabeprotokollen für Wohnungen und Häuser ist ab sofort zusätzlich über die neue Webadresse www.uebergabeapp.de erreichbar.

Die Plattform immobilien-protokolle.de wurde ursprünglich als eigenständiger Online-Dienst für digitale Immobilien Übergabeprotokolle aufgebaut. Die Idee dahinter war, eine zentrale Cloud-Lösung bereitzustellen, die auch von verschiedenen Apps oder Anwendungen zur Dokumentation von Wohnungsübergaben genutzt werden kann.

In der Praxis wird der Dienst jedoch vor allem zusammen mit unserer Übergabe-App für Wohnungs- und Hausübergaben genutzt. Daher gibt es nun mit uebergabeapp.de eine zusätzliche, leicht merkbare Adresse, über die Nutzer direkt zur Anwendung gelangen.

Mit der Lösung lassen sich Wohnungsübergaben digital dokumentieren – zum Beispiel bei Einzug, Auszug oder Eigentümerwechsel. Typische Inhalte eines digitalen Übergabeprotokolls sind unter anderem:

  • Räume und Zustand der Wohnung oder des Hauses
  • Zählerstände (Strom, Wasser, Gas)
  • Schlüsselübergaben
  • Fotodokumentation von Räumen oder Schäden
  • digitale Unterschriften der Beteiligten
  • Export des fertigen Übergabeprotokolls als PDF

Die neue Adresse uebergabeapp.de soll den Zugang zur Anwendung vereinfachen – insbesondere für Nutzer, die gezielt nach einer App für Wohnungsübergaben oder nach einer Lösung für digitale Übergabeprotokolle bei Immobilien suchen.

Bestehende Links und Zugänge über immobilien-protokolle.de bleiben selbstverständlich weiterhin gültig.

Übergabe App ist im Play Store

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Die Übergabe App für Immobilienobjekte ist seit gut drei Jahren auf dem Markt und wurde dank einfacher Bedienung und dem Sync-Machanismus zum großen Erfolg . Da es immer häufiger die Anfragen von Android Nutzern kamen, wurde die App auch auf Android portiert. Ab sofort kann die Übergabe App auf Android Handys und Tablets installiert werden.

LieferscheinApp gibt es jetzt für Android

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Seit gestern haben die Android Nutzer die Möglichkeit die LieferscheinApp für die Rundholz – Logistik auf ihren Geräten zu probieren:

Google Play

Das volle Potenzial der App wird beim Zusammenspiel mit der Polter-Cloud entfaltet. Die Lieferscheine lassen sich über mehrere Geräte synchronisieren und bearbeiten. Auch die Zusammenarbeit an Lieferscheinen mit mehreren Kollegen ist möglich.

Die neue Android App ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung für die Unternehmen der Forst-Branche, die pragmatisch orientiert sind und auf schlanke und flexible Lösungen setzen.

Spicker spricht sieben Sprachen

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Ist es euch aufgefallen, dass alle Wörter im Titel mit “S” anfangen? Das ist auch kein Zufall, denn heute sind zwei weitere Übersetzungen für die Spicker-App dazu gekommen. Nämlich Niederländisch und Französisch. Auf Niederländisch heißt die App Spiek und auf Französisch Antisèche.

Bei jeder neuen Sprache ist es immer schwierig den richtigen Begriff für den Spicker zu finden. Selbst im Deutschen gibt es zwei Wörter dafür, nämlich Spicker und Spickzettel. Spickzettel wird deutlich häufiger in der Literatur, in den Zeitungen etc. verwendet. Doch im Alltag hört man öfter einfach nur Spicker. Ähnlich ist es mit Niederländisch – Spiek und Spiekbriefje. Beim Französisch wurde lange hin und her überlegt, denn in Frankreich selbst behelfen sich Stunden und Schüler mit Antisèche. Doch in Belgien heißt es Copion.

Beim App Namen geht es übrigens nicht darum, Schüler und Studenten auf die falschen Gedanken zu bringen. Mit dem digitalen Spicker werden einfach nur kleine kurze Notizen gemeint, die man mal eben erstellt, ohne dabei daraus eine großartige Notiz zu öffnen. Z.B. Zimmernummer im Hotel notieren, Parkplatznummer, Kofferkombination, eine Telefonnummer, die man ein Mal anruft und danach nicht mehr braucht etc. Falls du die Spicker App ausprobieren möchtest, kannst du es kostenlos installieren und die meisten Funktionen auch umsonst nutzen.

Datensynchronisation in der PolterApp

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Das Upload der erfassten Polterdaten in die Polter-Cloud gab es schon immer. Der Nutzer macht dabei Eingaben zu einem Holzpolter, nimmt ggf. ein Paar Fotos auf und tippt auf Upload-Button. Die Daten tauchen sofort in der Polter-Cloud auf. Das funktioniert gut und ist auch ausreichend wenn man allein mit der Polter-Cloud arbeitet. Seit ein Paar Monaten gibt es in der Polter-App aber eine weitere Option, nämlich vollständige Datensynchronisation. Was heißt das?

Bei der vollständigen Datensynchronisation werden Polter-Daten nicht nur in die Cloud, sondern auch aus der Cloud aufs iPad oder aufs iPhone heruntergeladen. Und das passiert automatisch. Das heißt, wenn der Nutzer nachträglich Polterdaten in der Cloud bearbeitet, werden diese mit der PolterApp zurücksynchronisiert.

Aber nicht nur das. Es eröffnet die Möglichkeit mit mehreren Geräten zusammen zu arbeiten. Daten, die einer auf dem iPhone erfasst, tauchen in der Polter-Cloud und z.B. auf dem iPad auf. Es funktioniert ähnlich wie man es von der iCloud und von den anderen App gewöhnt ist. Der Unterschied ist nur, dass der Datensync nicht über iCloud, sondern über die Polter-Cloud geht.

Es geht übrigens noch weiter. Dank Nutzergruppen in der Polter-Cloud ist es möglich, dass die Daten nicht nur über mehrere Geräte eines Nutzers synchronisiert werden, sondern werden die erfassten Polter von mehreren Nutzern auf allen Geräten sichtbar. Diese Funktion ist äußerst hilfreich, wenn mehrere Personen in einem Betrieb unterwegs sind und Holzdaten erfassen.

Die vollständige Datensynchronisation wurde in Zusammenarbeit mit dem Forstbetrieb Lehmann entwickelt und erprobt. Die Funktion steht allen Nutzern der Polter-Cloud zur Verfügung bereit.

Fleety Cloud ist jetzt Online

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Nach dem erfolgreichen Launch der Fleet App folgt nun die Anbindung an die Fleety Cloud:

www.fleety.cloud

Es handelt sich dabei zu einem um die Online Variante der Fleety App. Es ist möglich über den Webbrowser neue Protokolle zur Fahrzeugübergabe zu erstellen oder alte Übergabeprotokolle aufzufinden und zu bearbeiten. Die Dateneingabe sieht genau so aus wie in der Fleety App.

Auf der anderen Seite kann Fleety Cloud die in der Fleety app erfassten Übergabeprotokolle direkt annehmen. Es wird dabei getrackt welcher User das Fahrzeug Übergabeprotokoll hochgeladen hat. Die User kann man wiederum in die Gruppen aufteilen, so dass z.B. Nutzer eines Firmenstandortes den Zugriff nur auf ihre Übergabeprotokolle haben.

Wie auch bei den anderen Systemen der formapps Familie, ist es auch bei Fleety möglich pro Nutzergruppe eigene Eingabeanpassungen oder Druckanpassungen vorzunehmen. Die Anbindung neuer/anderer Erfassungsformulare ist ebenso kein Problem.

Nimmt gerne Kontakt mit uns auf, wenn ihr euch am Thema Digitalisierung grundsätzlich interessiert seid. Fleety ist extrem flexibel, anpassbar und ermöglich einen blitzschnellen Einstieg.

Wood2Money – Lumber Converter

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I’m happy to announce the launch of the Wood2Money app! Wood2Money is an easy tool for calculating lumber volume, area, linear meters and price. Multiple positions can be saved within the app and exported as report in PDF format. Every report can include photos and the company logo.

Wood2Money is a common project with Linkiwood. In the first step we introduce a simple lumber calculator. The second phase will comprise more enhanced wood volume calculation and connection to the Polter-Cloud.

Fleety- Fahrzeugübergabe geht an den Start

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Diese Woche wurde die neue App Fleety – Fahrzeugübergabe veröffentlicht. Wie der Name schon verrät geht es dabei um die Fahrzeugübergabe. Fleety wurde zusammen mit Business Control (Schweiz) AG entwickelt. Ob Leasing-Fahrzeuge oder Mietfahrzeuge können die Übergabeprotokolle schnell mit Fleety erfasst, unterschrieben und als PDF per Email verschickt werden.


Es besteht potenziell noch die Möglichkeit, wie für jede andere App, die auf Basis von formapps.de gebaut ist, kurzfristig eine Web-Administration an den Start zu bekommen. Damit wird’s möglich, digitale Protokolle hochzuladen und mit Kollegen zu verwalten.